Informativa clienti e fornitori

Code Architects Srl, in persona del suo legale rappresentante, con sede legale in Via Campania 1/3 70029, Santeramo in Colle (BA), P.I. e C.F. 05831090724, Pec codearchitects@legalmail.it, in qualità di Titolare del trattamento, La informa che il Regolamento indicato in oggetto (di seguito “GDPR”) garantisce che il trattamento dei dati personali, ivi compresi quelli appartenenti a categorie particolari, si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali e a tal fine impone una serie di obblighi in capo a chi effettua il trattamento di qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.

Finalità, base giuridica e termini di conservazione dei dati

I dati personali raccolti dalla nostra Società sono trattati per finalità connesse e strumentali alla gestione del rapporto contrattuale e, più in generale, per le finalità amministrativo contabili; per il rispetto degli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e da ogni altra normativa applicabile al nostro ambito lavorativo.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, il trattamento dei dati personali avverrà:

per l’adempimento delle prestazioni contrattuali;
per l’emissione di preventivi;
per la tenuta della contabilità;
per la gestione di incassi e pagamenti;
per lo scambio di comunicazioni inerenti il rapporto contrattuale via telefono, posta, spedizioniere, fax, e-mail e altri mezzi evoluti di inoltro;
per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali;
per la gestione di eventuale contenzioso.

Base giuridica dei predetti trattamenti è costituita dall’essere il trattamento necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso nonché, in molti casi, dall’essere il trattamento necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

Il trattamento dei dati forniti avverrà con criteri adeguati a garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi e potrà essere effettuato oltre che con strumenti manuali anche attraverso sistemi automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi.

Fatto salvo eventuale contenzioso o diverso obbligo di legge, i dati dei clienti saranno conservati per un massimo di 10 anni dalla fine del rapporto contrattuale.

Principi applicabili al trattamento

I dati personali saranno sempre trattati nel rispetto delle disposizioni del GDPR, il quale prevede, tra l’altro, che i dati stessi siano:

trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi;
esatti e, se necessario, aggiornati;
adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità̀ per le quali sono trattati;
conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali in questione è indispensabile per l’espletamento delle attività contrattuali e, pertanto, non richiede consenso. L’eventuale natura facoltativa del conferimento di alcuni di essi, per finalità diverse sarà espressamente e previamente comunicata al momento della raccolta. Nel caso, l’interessato potrà liberamente esprimere ovvero rifiutare il suo consenso rispetto a tali trattamenti.

Conseguenze del rifiuto del conferimento dei dati

Atteso quanto precede, l’eventuale rifiuto di rispondere al momento della raccolta delle informazioni può comportare l’oggettiva impossibilità per questa Azienda di osservare obblighi di legge e/o di contratto connessi allo svolgimento del rapporto, di avviare il rapporto contrattuale o di proseguirlo in caso di successiva richiesta di cancellazione dei dati, ovvero di rispondere alle richieste degli interessati medesimi.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

I dati personali forniti o acquisiti da Code Architects S.r.l. potranno essere comunicati solo a soggetti che svolgono funzioni strettamente connesse o strumentali alla nostra attività e che devono, pertanto, ritenersi fondamentali ai fini dell’operatività dell’Azienda ovvero a soggetti che operano in virtù di espresse previsioni normative.

In particolare, i dati in questione, nel rispetto delle finalità sopra indicate, potranno essere comunicati:

a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi, Pubbliche Autorità, Uffici finanziari e, in genere, a tutti gli Organi preposti a verifiche e controlli in merito al corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali;
a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale; fornitori/appaltatori di beni o servizi e/o concedenti le licenze d’uso degli eventuali servizi/prodotti forniti; società di factoring, società finanziarie o altre imprese), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
ad istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti.

Tali soggetti tratteranno i suoi dati personali nella qualità di Titolari autonomi ovvero di Responsabili del trattamento, essendo in quest’ultimo caso all’uopo nominati e debitamente istruiti in merito al trattamento stesso. I dati personali non saranno comunque oggetto di diffusione.

Diritti dell’interessato

La informiamo, infine, che gli articoli 15 e ss. del GDPR conferiscono all’interessato la possibilità di esercitare una serie di specifici diritti in relazione ai propri dati personali trattati da questa Società. In tal senso, l’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati nei casi previsti per legge. Tali diritti potranno essere esercitati rivolgendosi direttamente al Titolare, presso i recapiti indicati in premessa.

Gli interessati che ritengano che il trattamento dei loro dati personali effettuato da questa azienda nella gestione del rapporto in essere avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).